איך לבחור את המקום המושלם לאירוע עסקי: טיפים והמלצות
ממש לפני שבוע, חברת טכנולוגיה צעירה ערכה אירוע קידום מוצר בלופט אורבני מעוצב, במקום שיקי עם קירות בטון חשופים ואורות ניאון. המראה היה מרשים, אך כבר מהרגע הראשון משהו לא הרגיש נכון: האורחים נדחסו בכניסה צרה, האקוסטיקה לא אפשרה לשמוע את הדברים שנאמרו ואף אחד לא הבין איפה השירותים. התוצאה הייתה שאנשים יצאו מוקדם יותר מהמצופה.באירוע אחר, שהתקיים רק מספר ימים לפני, חברה אחרת בחרה לקיים אירוע בעל אופי דומה, באולם כנסים עם חניה מסודרת, מקומות ישיבה נוחים, אפשר היה לשמוע גם את הנאמר וגם אחד את השני ואנשים פשוט נשארו עד הסוף ויותר מכך, הם המשיכו לדבר על האירוע גם לאחר שהוא הסתיים. ההבדל בין שני המקרים היה הלוקיישן ובכתבה זו, שנכתבה בשיתוף חברת "פרוצ׳י הפקות", נגלה לכם כיצד לבחור את המקום המושלם לאירוע הקרוב.
חשיבות המקום בו מתקיים האירוע העסקי
המקום מהווה את המסגרת ולוקיישן נכון יכול להרים או להוריד את האווירה. הוא יכול ליצור תחושה של מקצועיות ויוקרה, תחושה של קלילות, נגישות וחדשנות. האתר יכול להשפיע על מצב הרוח, מעורבות המשתתפים ואפילו על התקשורת בניהם.כשאתם עושים את הבחירה, כדאי שתחשבו על מה שעומד לקרות, איך אנשים ירגישו, לאן הם יפנו והאם יהיה להם נעים להסתובב במרחב. רגע לפני שתעשו בחירה כזו או אחרת, כדאי שתענו על השאלות הבאות:
- מי הקהל שלכם? האם מדובר בלקוחות פוטנציאליים, עובדי חברה, משקיעים ומה בעצם יכול לעניין את האנשים שיגיעו.
- מה המטרה? האם תרצו להשיק מוצר או שירות, האם מדובר בהרמת כוסית, אירוע התרמה, כאשר כל מטרה שונה ותכתיב סגנון שונה.
- מהו הרושם שתרצו להשאיר? זה לא מובן מאליו ואין תשובה אחת שנכונה לכולם. אולי תרצו להעביר תחושה של מקצועיות, משפחתיות ואולי של עתידנות.
- מהי מסגרת התקציב שלכם? כדאי שתגדירו מראש את התקציב ותביאו בחשבון כי תמיד יש הפתעות לא צפויות.
התשובות לשאלות השונות יאפשרו לכם להבין מה הכי חשוב מבחינתכם בבחירה. בהתאם תוכלו להתמקד ובצע בחירה שגם תיראה מעולה בתמונות וגם תשאיר זיכרון רגשי עמוק.
5 דברים שתרצו לבחון לפני שתבחרו מקום לאירוע
בתחילה בוודאי תרצו להתעניין במקום שיכול להתאים לסביבה בה אתם רוצים לערוך את האירוע. תוכלו לעשות סינון ראשוני באינטרנט, להתרשם מהאתרים השונים, להבין איזה שירות כל מקום יכול להעמיד לרשותכם. בנוסף בוודאי תרצו להגיע למקום ולבחון את הפרמטרים הבאים:1. נגישות – אתם בטוח רוצים לבחור במקום שיהיה נגיש. בתוך כך יש להתייחס לגישה לתחבורה ציבורית, מקום חניה וגם יכולת כניסה לאנשים עם מוגבלות בתנועה.
2. התאמת החלל – חשוב שהמקום יוכל להכיל את כמות המשתתפים, שהוא לא יהיה צפוף ושיוכל להציע את הטכנולוגיה והתשתיות הנדרשות.
3. שירותים נלווים – האירוע הוא מכלול של כל המרכיבים, כולל: הרצאות, מוזיקה, כיבוד ועוד רבים. עליכם לברר מה כלול במסגרת האתר והאם יש במקום צוות או שעליכם להביא עוד נותני שירות.
4. עיצוב ואווירה – מהרגע הראשון שתיכנסו למקום, אתם כבר תוכלו להרגיש את האווירה ועליכם לבדוק האם היא תואמת את הדרישות השונות והאם תוכלו לבצע התאמות על פי התכנון שלכם.
5. הפרטים הקטנים שמשפיעים – כל דבר יכול להשפיע על התחושה של המשתתפים באירוע. אתם רוצים אקוסטיקה טובה, במה לפעילות מרכזית, מספיק חדרי שירותים וגישה נוחה לכל דבר.
כך תמנעו מטעויות ותבחרו את המקום המושלם לאירוע העסקי
בחירת לוקיישן נכון לאירוע העסקי קריטית להצלחה ועדיין, לא פעם אנשים שאחראיים על התכנון עושים טעויות ובמיוחד בפעמים הראשונות. לעתים אנשים מתאהבים בתמונות אך לא בוחנים את השטח עצמו ומפספסים את הפערים בין הפרסום למציאות. ישנם מצבים בהם הכול ״נסגר״ בטלפון וחשוב להגיד כי תמיד יש לבוא ולראות את המקום.חשוב מאד לחתום על חוזה שישרת את שני הצדדים ושיהיה ברור ממנו מה מהמחיר, מה הוא כולל, אילו שירותים מחייבים תוספת תשלום ומה קורה במקרה של ביטול. יש להתייחס לכל הפרטים, הקטנים והגדולים, לשאול שאלות ורצוי לעבוד עם חברה המתמחה בתחום כדי שתעזור לתכנן, לארגן ולנהל את האירוע בצורה המושלמת ובמסגרת התקציב.
חזרה לעמוד הבית